Rezervačný systém na mieru: ako funguje a kedy je lepší ako hotové riešenie

Čo je rezervačný systém na mieru

Rezervačný systém má dve strany. Zákaznícku, kde si človek vyberie službu, termín a vyplní kontakt, a administračnú, kde firma vidí kalendár, upravuje termíny a nastavuje pravidlá.

Rezervačný systém

Webová aplikácia na správu termínov, v ktorej zákazníci online rezervujú službu v dostupnom čase a poskytovateľ spravuje kalendár, kapacity a notifikácie.

„Na mieru“ znamená, že systém sa riadi vašimi pravidlami – nie vy jeho. Ak má vstupné vyšetrenie 40 minút a kontrola 15, ak niektoré služby môže robiť len jeden kolega alebo ak potrebujete pred prvou návštevou vyplnený dotazník, systém to zohľadní.

Aké funkcie má mať dobrý rezervačný systém

Pre zákazníka

• výber služby, zamestnanca a voľného termínu na pár klikov,
• potvrdenie rezervácie e-mailom a pripomienka pred termínom,
• jednoduché zrušenie alebo presunutie termínu,
• vstupný dotazník alebo poznámka k rezervácii.

Pre firmu

• kalendár po dňoch, týždňoch a zamestnancoch,
• rôzne dĺžky služieb, prestávky, dovolenky a sviatky,
• kapacity – miestnosti, zariadenia, počet miest,
• ručné pridanie rezervácie z telefonátu,
• export a prehľady obsadenosti,
• prístupové práva pre jednotlivých kolegov.

Pre ktoré firmy je rezervačný systém vhodný

1. Ambulancie a kliniky – rôzne typy vyšetrení, dotazník pre nových pacientov, pripomienky.
2. Salóny a štúdiá – služby s rôznou dĺžkou a výber konkrétneho pracovníka.
3. Autoservisy – typ úkonu, kapacita dielne, informácie o vozidle.
4. Poradcovia a lektori – konzultácie osobne aj online.
5. Ubytovanie a prenájmy – obsadenosť izieb, priestorov alebo vybavenia.
6. Reality – rezervácia obhliadky konkrétnej nehnuteľnosti s maklérom.

Pri realitách sa rezervácia obhliadok často spája s ďalšími nástrojmi, napríklad s kalkulačkou priamo pri inzeráte.

Kedy stačí hotový rezervačný nástroj a kedy je lepší systém na mieru

Hotové rezervačné nástroje sú dnes kvalitné a pre mnohé prevádzky úplne postačujú. Systém na mieru dáva zmysel, keď:

• potrebujete pravidlá, ktoré hotový nástroj nevie nastaviť,
• rezervácia má byť prepojená s vašou evidenciou, fakturáciou alebo CRM,
• chcete, aby rezervácia vyzerala a správala sa ako súčasť vášho webu,
• chcete mať dáta klientov uložené podľa vlastných požiadaviek,
• plánujete systém rozširovať o ďalšie funkcie, napríklad klientsku zónu.

Rezervačný systém je typickou webovou aplikáciou na mieru – začína sa najdôležitejšími funkciami a ďalšie pribúdajú podľa skúsenosti.

Ako prebieha tvorba rezervačného systému

1. Analýza – služby, ich dĺžky, kto ich robí, pravidlá rušenia a pripomienok.
2. Návrh – rezervačný formulár a administrácia, s dôrazom na mobil.
3. Vývoj – kalendár, pravidlá, notifikácie a prístupy.
4. Napojenie – vloženie do webu, e-mailové a SMS notifikácie, prípadne ďalšie systémy.
5. Testovanie – so skutočnými službami a zamestnancami.
6. Spustenie a zaškolenie – krátky návod pre tím a podpora v prvých týždňoch.

Notifikácia

Automatická správa e-mailom alebo SMS, ktorá zákazníka alebo firmu informuje o novej rezervácii, zmene či blížiacom sa termíne.

Ako zaviesť online rezervácie bez chaosu

Zmena spôsobu objednávania je pre zákazníkov aj tím novinka. Postupné zavedenie znižuje riziko nedorozumení a dáva čas prispôsobiť pravidlá realite.

1. Pilot – spustite online rezervácie najprv pre jednu službu alebo jedného pracovníka.
2. Informovanie – pridajte výrazné tlačidlo na web, informáciu do podpisu e-mailu a oznam v prevádzke.
3. Súbežný režim – telefonické objednávanie ostáva, kým si zákazníci zvyknú; rezervácie z telefónu zapisujete do toho istého kalendára.
4. Vyhodnotenie – po pár týždňoch sa pozriete, koľko rezervácií prišlo online, kde zákazníci váhali a čo treba upraviť.
5. Rozšírenie – pridáte ďalšie služby, kolegov či funkcie, napríklad vstupný dotazník.

Na čo myslieť pri pravidlách

• ako dlho vopred sa dá rezervovať a dokedy zrušiť,
• či je potrebné potvrdenie rezervácie firmou, alebo platí hneď,
• rezervy medzi termínmi na prípravu a upratanie,
• čo sa stane, keď zákazník nepríde.

Dobré pravidlá sú jednoduché a zrozumiteľné. Zákazník má vedieť, na čom je, a tím nemá riešiť výnimky každý deň. Ak by ste chceli, aby sa zákazník pri rezervácii rovno rozhodol aj o rozsahu služby, dá sa systém prepojiť s konfigurátorom.

Čo rezervačný systém firme prinesie

• Čas – termíny si zákazníci rezervujú sami, telefón zvoní menej.
• Menej zmeškaných návštev – pripomienky pred termínom fungujú.
• Dostupnosť – rezervovať sa dá aj večer a cez víkend.
• Poriadok – jeden kalendár pre celý tím namiesto zošitov a tabuliek.
• Podklady – dotazník vyplnený vopred skracuje samotnú návštevu.

Pripomienky, potvrdenia aj zápis rezervácií do ďalších systémov sú zároveň príkladmi automatizácií, ktoré firme šetria čas každý deň.

Časté otázky